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e-文書法と電子帳簿保存法

学習のポイント

情報システムの普及によりオフィスのペーパレス化が進んでいますが,従来,法律により紙文書での保存が義務づけられており,多くの無駄が生じていました。それを解消するべくデジタルデータでの保存を認める代表的な法律にe-文書法と電子帳簿保存法があります。e-文書法は企業の文書一般を対象にしたもの、電子帳簿保存法は税金等に関わる文書での特例です。ここでは、その概要を説明します。

キーワード

e-文書法,電磁的記録,見読性(可視性)、検索性、完全性、機密性、電子帳簿保存法、税務書類,真実性,可視性,電子署名,タイムスタンプ


e-文書法

正式名称「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」2004年、最終改正2019年
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=416AC0000000149

第一条(目的)
 この法律は、法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存等に関し、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法(以下「電磁的方法」という。)により行うことができるようにするための共通する事項を定めることにより、電磁的方法による情報処理の促進を図るとともに、書面の保存等に係る負担の軽減等を通じて国民の利便性の向上を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。

企業が保管すべき書類を、電磁的記録に変換して保管することにより、紙の記録を保管しなくてもよいという法律です。
電磁的記録とは「電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。」と定義されています。人の知覚で認識できないとしているので、写真フィルムなどは含みません。

e-文書法は、企業の公文書一般に関する法律です。税法など他の法律で、さらに厳格な制限がある場合は、それに従う必要がありますが、そのような制限がない場合での取り扱いを定めたもので、電磁的記録にするか否かは企業の自由であり、特別の申請や認可は必要ありません。

電子化の要件

保管文書が電磁的記録だけになることから、それぞれの文書に関して管轄省庁がそれぞれに要件を設定しています。その要件は微妙に異なっていますが、経済産業省は、次の4要件を定めています。「見読性」以外は、保存するデータの種類によって、必ず満たすべき要件ではありません。

見読性(可視性)
ディスプレイやプリンタにより、見たいデータが直ちに明瞭・明確に表示できたり、紙媒体に鮮明にプリントアウトできる必要があります。
検索性
保存されているデータの中から、必要なときに必要なデータを取り出すことが、容易にできることです。そのためには、蓄積されたデータの体系的保存のルールと、検索方法の周知徹底する必要があります。
完全性
原本が正しく電磁的記録にしたこを証明するために、電子署名、タイムプリントなどの手段が必要です。
法的な保存期間が規定されている文書は、その期間内に保存しているデータが消失、破損、改ざんされない措置が講じられていなければなりません。そのような事態が発生した場合でも、いつ・どのように起こったかがわかる対策も必要です。
機密性
アクセス権限を持たない者が保存データに不正アクセスができないように、制度的・技術的な対策が講じられていなければなりません。

電子帳簿保存法

正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」1998年、最終改正2020年
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=410AC0000000025

第一条(趣旨)
 この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。

一般文書を対象にしたe-文書法に対して、この法律は国税に関する帳簿書類を対象にしたものです。

電子帳簿保存法は、1998年にできた法律ですが、その後、電子商取引の形態の変化や技術の進歩などの実態に合わせてルールの改正が続いています。
  2015年 以前は記載金額が3万円未満のものに限定されていていたが撤廃
        電子化した担当者の電子署名が必要だったが撤廃
        カラー画像ではなくグレースケールでの保存可、サイズ情報の保存が撤廃。   2016年 スマートフォン撮影の画像も認められる
  2020年 納税者が改変できないものはデータ保存が可能に

電子化できる書類

電子データで保存できる書類:
元々電子データとして作成されたものを書類の保存形態のひとつとして認めたものです。
次の書類は、デザインした書類の形式ではなく、データの形式で保存できます。
  ・国税関係帳簿:仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、売上帳、仕入帳など
  ・決算書:貸借対照表、損益計算書など
  ・証憑書類:注文書、見積書、契約書、納品書、領収書、請求書など
電子データが認められない帳簿書類(スキャナ保存の対象)
  ・手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿書類
  ・手書きで作成した請求書の写し
  ・取引先から受け取った請求書
スキャナー保存できる書類
紙の文書を電子データ化したものを文書として認めたものです。
紙媒体で保存していた書類をスキャンしてデータに変換・保存することができるのは、請求書や領収書などの証憑書類です。決算書や国税関係帳簿は対象外です。
自社内の会計システム等から作成された仕訳帳、総勘定元帳等の帳簿書類、棚卸表、貸借対照表や損益計算書等の決算書類は、スキャナ保存が認められません(電子データ保存の対象)。
スキャナー保存の条件
  • ・解像度が200dpi以上
  • ・RGB(赤、緑、青)の階調がそれぞれ256以上、もしくはグレースケール(白黒)
  • ・タイムスタンプが必要(後述)
  • ・適正事務処理要件
  • 相互牽制
    相互に関係がある事務処理は、それぞれ別の担当者にて実施し、牽制が機能している体制であることが求められています。
  • 定期的なチェック
    最低年に1回以上、定期的に事務処理の内容を確認、検査できる体制が必要とされています。
  • 再発防止策
    事務処理の検査に問題があった場合、経営者を含む幹部社員に報告し、原因を追求、再発防止策を検討しなければなりません。場合によっては、社内規定や体制を見直すことにもなります。

近年の動き

スマートフォンによるデータ
領収書や請求書をスマートフォンやデジカメで撮影したものも電子データとして保存可能です。この場合もタイムスタンプが必要です。
しかし、紙の原本は定期検査や税務代理人による検査が完了するまで保存する必要があります。
電子商取引でのデータ
企業間ネットワークでは、発行者側で既に電子データになっている請求書などが、そのまま受領者側のデータとして保存されます。この場合でも、受領者側で改ざんされることもあるので、タイムスタンプが必要ですが、次の方法が追加され、受領者側ではタイムスタンプを行わないでのよいケースが認められました。
 ・発行者側でタイムスタンプを付与すれば、受領者側では不要
 ・受領者側でデータを変更できないシステム(クラウドサービスなど)を利用している場合はタイムスタンプは不要

電子化の要件

e-文書法でも4つの要件が示されていましたが、電子帳簿保存法では特に真実性(完全性)と可視性が重視されています。

真実性の確保
  • 記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること
  • 通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること
  • 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項 との間において、相互にその関連性を確認できること
  • システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
可視性の確保
  • 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速かに出力できること
  • 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
  • 日付又は金額の範囲指定により検索できること
  • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

タイムスタンプ

領収書などの電子化データが二重発行されたり、保存中に改ざんされていないことを証明するために,その書類が電子化されら時刻を証明する証明書が必要です。それをタイムスタンプといいます。以前は、タイムスタンプとともに、電子化した担当者の電子署名も必要でしたが、現在では不要になっています。
承認を受けたソフトウェアがあり,それを用いれば自動的にタイムスタンプが付けられます。また,タイムスタンプサービスをしている会社もあります。
見積書、注文書、検収書、入庫報告書、貨物受領書など資金や物の流れに直接連動しない書類はタイムスタンプが不要としています。