スタートページ＞ 主張・講演＞ 経営者・利用部門のためのＩＴ入門＞ 第３章 個別システムの調達（１）
複数のベンダから提案を受けて、契約先を決定する際に、経営者が留意すべき事項を列挙します。
数社のベンダから契約先を決定するために、提案書を比較検討しますが、経営者は見積金額だけに関心をもつ傾向があります。ＩＴ部門などの評価グループは、提案項目のそれぞれに比較評価やコメントをつけて報告しますが、見積金額の順位を覆すだけの説得力がありません。費用が重要な評価要素なのは当然ですが、これが大きな危険をはらんでいることに留意する必要があります。
ハードウェアの費用やソフトウェアの保守費などが入っていないというのは極端ですが、文書化など付帯的な業務が欠けており、それが契約に含まれているかどうかが後でトラブルの原因になることがよくあります。また、データ入力での誤りデータのチェック機能などはピンからキリまでのレベルがありますが、ベンダが過少に低くとらえていることがあります。特にＷｅｂシステムでは、通常時とピーク時のアクセス数が極端に異なりますが、ピーク時の対処に考慮していないと、実施後大きなトラブルになります。しかし、このような欠陥がトラブルになるのは確率的なことですから、説得力が弱くなります。
単一のベンダにだけ発注しているのは安心ではありますが、競争がないので緊張感がなく、大きな改革やコストダウンができない欠点があります。その観点からも、新規ベンダの起用は必要です。新規ベンダは、市場開拓のために、大幅な低価格の見積りをすることがあります。
しかし新規ベンダは、自社の状況を知らないので、要求仕様を誤解したり、従来と異なる方法論を採用したりするので、当事者はかなり苦労しますし、トラブルが発生する危険も増大します。
経営者はあまり関心がないでしょうが、この「異なる方法論」は重要なことなのです。システム開発では、標準パターンやプログラミング規約など多様な基準があります。システム開発の標準化や思想だといってもよいでしょう。すべてのシステムが同じ思想で統一していれば、システム間の連携も容易ですし、保守改訂も容易になります。
このようなことにならないためには、提案書を評価する基準（評価項目の設定、項目の重みづけ、項目の評価方法など）を作り、経営者を含む関係者全員で合意しておくことが重要です。この時点で、経営者の意向やＩＴ部門の都合などが取り入れられます。
しかも、提案書の検討段階で設定するのでは、評価者の思惑が入りますので、ＲＦＰ作成時に設定しておくべきです。しかも、その評価がしやすいように、提案書の記述内容を指定しておくことが望まれます。これにより、ベンダ決定での透明性が向上する効果もあります。